Política de tratamiento de datos personales

1. Marco y alcance

Esta política desarrolla el tratamiento de datos personales relacionado con TAKTO en el marco de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación. Comprende operaciones de recolección, almacenamiento, consulta, uso, transmisión y supresión necesarias para las finalidades informadas.

TAKTO actúa como responsable de los datos de sus compradores, contactos comerciales, usuarios y solicitantes de soporte para sus finalidades propias. Actúa como encargado respecto de la información de clientes y terceros administrada en el CRM por cada empresa contratante. Esa empresa conserva su responsabilidad de obtener las autorizaciones pertinentes y dar instrucciones legítimas.

2. Finalidades y categorías

• Atender consultas y solicitudes mediante los canales disponibles, con los datos de contacto aportados.
• Gestionar órdenes, verificar pagos, aplicar cupones, activar empresas, facturar y atender cancelaciones, devoluciones o controversias.
• Gestionar usuarios, permisos, autenticación, soporte, trazabilidad y protección frente a abuso o fraude.
• Procesar por cuenta de la empresa los contactos, conversaciones, archivos, oportunidades, tareas y demás información necesaria para las funciones utilizadas.
• Ejecutar integraciones y funciones de automatización o IA habilitadas, con la información pertinente para cada función.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos válidos de autoridades, limitando la información a lo necesario.

3. Autorización y datos de especial protección

Cuando sea exigible, se solicita autorización previa, expresa e informada y se conserva la constancia correspondiente. En la contratación se registra la aceptación con su fecha y versión. No se presume autorización por silencio ni se equipara la aceptación del servicio a una autorización ilimitada.

Los formularios comerciales y de compra no solicitan datos sensibles ni están dirigidos a menores. No obstante, una empresa podría incorporar información de terceros al CRM: debe limitarla a lo necesario y cumplir las reglas especiales aplicables. Esta política no autoriza por sí sola el tratamiento de datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes.

La información no se destinará a finalidades incompatibles con las informadas sin el fundamento o autorización que corresponda. Las comunicaciones promocionales deben respetar las preferencias y mecanismos de revocación del titular.

4. Proveedores y circulación de la información

El servicio utiliza infraestructura de alojamiento y respaldo, Wompi para pagos, Meta para funciones de WhatsApp y proveedores de IA cuando esas funciones están habilitadas. Se comparte la información necesaria para cada operación. El rol de cada proveedor depende de su función y sus condiciones contractuales.

Las transmisiones a encargados y las transferencias a otros responsables, especialmente internacionales, requieren verificar y documentar las garantías legales aplicables. Una mención en esta política no sustituye los contratos o requisitos exigibles.

El titular o la empresa contratante puede solicitar información sobre los proveedores que intervienen en su tratamiento y las garantías aplicables mediante el canal de privacidad.

5. Derechos y canal de atención

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización e información de uso; acceder gratuitamente; y solicitar revocación o supresión cuando proceda. Puede acudir a la SIC después de agotar la consulta o reclamo ante el responsable o encargado.

TAKTO AI SAS recibe y coordina las solicitudes de protección de datos a través de taktocrm@gmail.com, su canal de atención de privacidad. Indica nombre, medio de respuesta, descripción y, si corresponde, empresa relacionada y documentos pertinentes. Solo se solicitará verificación de identidad proporcional al caso.

6. Consultas y reclamos

Las consultas se atienden en diez días hábiles desde su recepción. Si se necesita más tiempo, se informarán el motivo y la fecha de respuesta, con una ampliación máxima de cinco días hábiles.

Los reclamos se atienden en quince días hábiles desde el día siguiente a su recepción. La ampliación motivada y comunicada antes del vencimiento no puede exceder ocho días hábiles adicionales.

Si el reclamo está incompleto, se pedirá subsanarlo dentro de los cinco días siguientes; transcurridos dos meses sin subsanación se entenderá desistido. Si quien lo recibe no es competente, lo trasladará en máximo dos días hábiles e informará al interesado. Recibido el reclamo completo, se incorporará la leyenda «reclamo en trámite» en máximo dos días hábiles hasta su resolución.

7. Conservación y eliminación

Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables. La información de compras y soportes puede requerir conservación aun después del cierre de la cuenta; la respuesta a una solicitud indicará el fundamento y alcance de cualquier retención.

La retención del contenido del CRM depende de la configuración y las instrucciones legítimas de la empresa. Actualmente no se ejecuta una purga automática por el solo transcurso del tiempo si no se ha configurado y habilitado. Solicitar eliminación abre un proceso de revisión; no garantiza borrado instantáneo de todos los sistemas o copias.

Los plazos aplicables deben limitarse a la finalidad y a los deberes de conservación de cada categoría; pueden consultarse al canal de privacidad, que informará las condiciones relevantes para la solicitud. Las copias que deban conservarse permanecerán restringidas y no se utilizarán para nuevas finalidades incompatibles.

8. Seguridad y actualizaciones

TAKTO aplica controles de acceso, autenticación, transmisión cifrada y trazabilidad orientados a proteger la información. Ninguna medida permite prometer riesgo cero. La empresa cliente también debe proteger sus credenciales y administrar oportunamente los permisos de sus usuarios.

Los cambios sustanciales se informarán oportunamente antes de su aplicación. Si implican una nueva finalidad que requiere autorización, esta se solicitará antes de iniciar ese tratamiento. Esta versión entra en vigor con su publicación el 5 de octubre de 2026. No modifica retroactivamente las condiciones de compras anteriores.